1. Vorbereitung, Einberufung und Durchführung von Wohnungseigentümerversammlungen

• Teilnahme an einer Verwaltungsbeiratssitzung zur Vorbereitung der ordentlichen WEV mit Erörterung von Tagungsort, Tagungszeitpunkt und Tagesordnung.
• Vorbereitung der ordentlichen WEV durch Anmieten eines Tagungsraumes auf Kosten der Eigentümergemeinschaft, Erstellen einer Anwesenheitsliste, ggf. Erarbeiten von Beschluß-vorlagen
• Einberufung der ordentlichen WEV, zu der alle Wohnungseigentümer unter Einhaltung einer Frist von wenigstens 7 Tagen – soweit nicht die Gemeinschaftsordnung eine längere Frist vorschreibt – schriftlich unter Angabe der Tagesordnung zu laden sind
• Leitung und organisatorische Abwicklung der ordentlichen WEV
• Stellungnahme zu allen Tagesordnungspunkten in der ordentlichen WEV
• Erstellung einer Niederschrift über die Versammlung in Form eines Ergebnisprotokolls innerhalb von längstens 3 Wochen nach dem Tag der Wohnungseigentümerversammlung, sowie Vorlage beim Vorsitzenden des Verwaltungsbeirates – soweit Vorhanden – und bei einem Wohnungseigentümer zur Unterschrift
• Gewährleistung der Einsichtnahme in Niederschriften
 

2. Durchführung von Beschlüssen der Wohnungseigentümer

• Durchführung von Beschlüssen, die Tätigkeiten des Verwalters im Rahmen der Grund-leistungen erfordern
 

3. Allgemeine Betreuung der Wohnungseigentümer in gemeinschaftlichen Angelegenheiten

• Mitwirkung an der Aufstellung und Änderung von Haus- Nutzungsordnungen für im gemeinschaftlichen Eigentum stehende Einrichtungen und Anlagen
• Überwachung der Einhaltung der jeweils gültigen Haus- und Nutzungsordnung ggf. durch von der Eigentümergemeinschaft beauftragte Dritte (z.B. Hausmeister oder Bewachungspersonal) und Abmahnung bei Verstößen
• Information des Verwaltungsbeirates über wichtige Vorgänge
• Mündliche oder schriftliche Auskunftserteilung gegenüber der Eigentümergemeinschaft einschließlich der Gewährung der Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen sowie gegenüber einzelnen Wohnungseigentümer, die hieran ein berechtigtes Interesse haben
• Führung des erforderlichen Telefon- und Schriftverkehrs mit den Wohnungseigentümern und Dritten
 

4. Vorbereitung des Abschlusses von Verträgen und Überwachung ihrer ordnungsmäßigen Durchführung.

• Beratung über Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit des Abschlusses von Verträgen
• Einholung von Angeboten, bei Personal ggf. Inseration, auf Kosten der Eigentümer-gemeinschaft
• Führung von Vertragsverhandlungen
• Stichprobenweise Überwachung der ordnungsmäßigen Durchführung der Verträge, ggf. durch Beauftragte der Eigentümergemeinschaft wie z.B. den Hausmeister
• Bearbeitung von Versicherungsschäden (soweit diese das gemeinschaftliche Eigentum betreffen), insbesondere deren rechtzeitige Meldung
 

5. Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen

• Geordnete Aufbewahrung sämtlicher Verwaltungsunterlagen, die zur ordnungsmäßigen Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums während des Bestehens der Eigentümergemeinschaft erforderlich sind
• Geordnete Aufbewahrung sonstiger Verwaltungsunterlagen solange sie unmittelbare Auswirkungen haben und bis zur vollständigen Abwicklung der jeweiligen Verträge, bzw. in entsprechender Anwendung der steuerlichen Vorschriften.           Nach Ablauf der (gesetzlichen) Aufbewahrungspflichten ist der Verwalter berechtigt, die diesbezüglichen Verwaltungsunterlagen zu vernichten, soweit die Wohnungseigentümer nichts anderes beschließen.
 

6. Abschluß aller zur Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen und zweckmäßigen Verträge

• Anstellungsvertrag mit einem Hausmeister und sonstigem Dienstpersonal einschließlich der Erstellung objektbezogener Dienstanweisungen
• Versicherungsverträge: Brandversicherung, Leitungswasser- und Sturmversicherung, Haus- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung, Gewässerschadenhaftpflichtversicherung (bei Vorhandensein eines Öltanks)
• Wartungsverträge: z.B. für Heizungsanlage, Lüftungsanlage, Fahrstuhl, Gemeinschafts-antenne
• Mietverträge über Teile des gemeinschaftlichen Eigentums, z.B. KfZ-Stellplätze, Hausmeisterwohnung
• Verträge über die Anschaffung von Gebrauchsgegenständen, die der ordnungsgemäßen Bewirtschaftung des gemeinschaftlichen Eigentums dienen, z.B. Gartengeräte, Hausmeisterwerkzeug
• Energielieferungsverträge, z.B. über die Lieferung von Strom, Wasser, Gas, Heizöl
• Werkverträge zum ordnungsmäßigen Erfüllen der Verpflichtung zur Instandhaltung und Instandsetzung insbesondere mit Bauhandwerkern, Ingenieuren und Architekten
• Verträge mit Kreditinstituten über die Führung von Bankkonten, Verwaltung eines Depots und Anlage von Geldern
• Verträge mit einer Heizungsabrechnungsfirma über die Erstellung einer Heizkostenabrechnung
• Sonstige zur ordnungsmäßigen Verwaltung erforderliche oder zweckmäßige Verträge
 

7. Beendigung, insbesondere Kündigung der in Ziff. 6 genannten Verträge

8. Teilnahme am rechtsgeschäftlichen Verkehr als Vertreter der Wohnungseigentümer

• Abgabe von Willenserklärungen und Vornahme von Rechtshandlungen, die mit der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zusammenhängen
• Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen, soweit sie an alle Wohnungs-eigentümer in dieser Eigenschaft gerichtet sind
• Durchführung von Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind
 

9. Gerichtliche Vertretung der Wohnungseigentümer

• Beratung der Eigentümer über Notwendigkeit oder Zweckmäßigkeit der Einleitung gerichtlicher Verfahren
• Beauftragung eines Rechtsanwalts mit der Vertretung der Wohnungseigentümer, soweit alle Wohnungseigentümer Kläger oder Beklagte bzw. Antragsteller oder Antragsgegner sind
 

10. Einrichtung und Führung einer nur das Verwaltungsobjekt betreffenden Buchführung

• Datenerfassung und Datenpflege
• Führung der erforderlichen personen- und sachbezogenen Konten zur Überwachung der Zahlungsverpflichtungen der Wohnungseigentümer sowie der Einhaltung des Wirtschafts-plans, wobei die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung insoweit anzuwenden sind, als dies zur Erfüllung der Abrechnungs- und Rechnungspflicht erforderlich ist
• Geordnete Aufbewahrung der Belege
 

11. Rechnungswesen

• Kaufmännische Rechnungsprüfung
• Bewirken der Zahlungen, soweit möglich durch Überweisungen und unter Nutzung der etwa gewährten Skonti
• Abrechnung einer etwa vorhandenen Hausmeisterkasse sowie der Erlös aus Waschmünzenverkäufen
• Abrechnung der Benutzungsgebühren für Gemeinschaftseinrichtungen
• Abrechnung der Mieten aus der Vermietung von Teilen des gemeinschaftlichen Eigentums
 

12. Wirtschaftsplan und Einziehung von Hausgeldern

• Aufstellung eines Wirtschaftsplans, bestehend aus Gesamtwirtschaftsplan und Einzel-wirtschaftsplan je Wohnungs- und Teileigentum für jedes Wirtschaftsjahr bis spätestens 6 Monate nach Beginn des betreffenden Wirtschaftsjahres
• Berechnung, Abruf und Einziehung des Hausgeldes auf Grundlage des von den Wohnungseigentümern beschlossenen Wirtschaftsplanes
• Buchungsmäßige Verarbeitung von Veränderungen der Hausgeldzahlungspflicht aufgrund beschlossener Wirtschaftspläne
 

13. Rechnungslegung und Jahresabrechnung

• Erstellung der Jahresabrechnung, bestehend aus einer Gesamtabrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben und einer Aufteilung des Abrechnungsergebnisses auf jedes Wohnungs- und Teileigentum (Einzelabrechnung), und zwar – soweit die Anlage zentral beheizt und/oder mit Warmwasser versorgt wird – unter Einbeziehung der Heizkostenabrechnung, die von einer mit der Ablesung und Abrechnung auf Kosten der Eigentümergemeinschaft zu beauftragenden Wärmedienstfirma zu erstellen ist, bis spätestens 6 Monate nach Ende des Wirtschaftsjahres
• Mit der Jahresabrechnung wird ein Vermögensstatus unter Angabe der Entwicklung der Konten der Eigentümergemeinschaft sowie der Forderungen und Verbindlichkeiten der Eigentümergemeinschaft vorgelegt
• Anforderung und Einziehung der sich aus der beschlossenen Abrechnung ergebenden Fehlbeträge sowie Auszahlung der sich aus der beschlossenen Abrechnung ergebenden Guthaben
• Buchungsmäßige Verarbeitung der Ergebnisse der beschlossenen Abrechnung
• Teilnahme an der Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat
• Gewährung der Einsichtnahme in die der Jahresabrechnung zugrundeliegenden Unterlagen, Rechnungen und Belege
 

14. Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder

• Eröffnung und Führung eines Girokontos für Hausgelder und eines Anlagekontos für Instandhaltungsrückstellung bei einem oder mehreren Kreditinstituten, die der Verwalter bestimmt. Beide Konten sind als offene Fremdkonten zu führen, deren Inhaber sämtliche Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft sind. Beide Konten sind getrennt vom Vermögen des Verwalters und vom Vermögen Dritter zu führen
• Überweisung der Instandhaltungsrückstellung spätestens zum Ende des Wirtschaftsjahres, wobei der Verwalter berechtigt ist, die Mittel er Instandhaltungsrückstellung zur Abdeckung kurzfristiger Liquiditätsengpässe der Gemeinschaft in Anspruch zu nehmen

1. Durchführung der für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung sowie in sonstigen dringenden Fällen der zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen

• Überwachung des baulichen und technischen Zustands des gemeinschaftlichen Eigentums durch periodische  und aperiodische Begehungen, erforderlichenfalls unter Beiziehung von Sonderfachleuten auf Kosten er Eigentümergemeinschaft, über die – mit Ausnahme von dringenden Fällen – ein Beschluß der Wohnungseigentümer herbeizuführen ist
• Beratung der Eigentümergemeinschaft über die Notwendigkeit der Vornahme von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten einschließlich der Klärung der Zuständigkeit
  ( Sonder- oder Gemeinschaftseigentum). Und der Beratung über Rückgriffsmöglichkeiten (z.B. Versicherung, Bauträger, Handwerker)
• Einholung von Kostenvoranschlägen und Angeboten
• Führen der Vertragsverhandlungen und Vergabe der Aufträge, in der Regel in schriftlicher Form
• Überwachung der Arbeiten, insbesondere der Ausführungszeiten
• Technische Rechnungsprüfung
• Abnahme der Arbeiten
• Rüge festgestellter Mängel
• Veranlassung von sofortigen Maßnahmen in dringenden Fällen, z.B. Rohrbruch, Brand- oder Sturmschäden
• Meldung von Schäden am Gemeinschaftseigentum an die Versicherung
• Organisation und Überwachung der Personen, die mit der Erfüllung von Verkehrssicherungspflichten beauftragt sind
 

2. Sonstige technische Verwaltungsleistungen

• Bestellung von Schlüsseln und Schließzylindern aus der gesicherten Schließanlage für Räume des gemeinschaftlichen Eigentums
• Veranlassung der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) wie z.B. für Heizungsanlagen, Aufzüge, Blitzschutzanlagen, Lüftungsanlagen und Brandschutzeinrichtungen.

 

Im Einzelfall kann auch auf Besonderheiten einer Eigentümergemeinschaft Rücksicht genommen werden. Der Umfang der Verwaltertätigkeit kann daher auch im einzelnen noch weiter festgelegt werden. Die Verwaltervergütung richtet sich letztendlich nach dem im Verwaltervertrag niedergelegten Arbeitsumfang.

 

Ich hoffe, daß Ihnen mein Leistungskatalog einen ersten ausreichenden Überblick gibt und stehe Ihnen für eine Besichtigung Ihrer Wohnungseigentumsanlage sowie zu einem persönlichen Gespräch gern zur Verfügung.