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LeistungskatalogWEG- Verwaltung I. Kaufmännische Verwaltung
1. Vorbereitung, Einberufung und Durchführung von Wohnungseigentümerversammlungen
Teilnahme an einer Verwaltungsbeiratssitzung zur Vorbereitung der ordentlichen WEV mit Erörterung von Tagungsort, Tagungszeitpunkt und Tagesordnung.
Vorbereitung der ordentlichen WEV durch Anmieten eines Tagungsraumes auf Kosten der Eigentümergemeinschaft, Erstellen einer Anwesenheitsliste, ggf. Erarbeiten von Beschluß-vorlagen
Einberufung der ordentlichen WEV, zu der alle Wohnungseigentümer unter Einhaltung einer Frist von wenigstens 7 Tagen – soweit nicht die Gemeinschaftsordnung eine längere Frist vorschreibt – schriftlich unter Angabe der Tagesordnung zu laden sind
Leitung und organisatorische Abwicklung der ordentlichen WEV
Stellungnahme zu allen Tagesordnungspunkten in der ordentlichen WEV
Erstellung einer Niederschrift über die Versammlung in Form eines Ergebnisprotokolls innerhalb von längstens 3 Wochen nach dem Tag der Wohnungseigentümerversammlung, sowie Vorlage beim Vorsitzenden des Verwaltungsbeirates – soweit Vorhanden – und bei einem Wohnungseigentümer zur Unterschrift
Gewährleistung der Einsichtnahme in Niederschriften
2. Durchführung von Beschlüssen der Wohnungseigentümer
3. Allgemeine Betreuung der Wohnungseigentümer in gemeinschaftlichen Angelegenheiten
Mitwirkung an der Aufstellung und Änderung von Haus- Nutzungsordnungen für im gemeinschaftlichen Eigentum stehende Einrichtungen und Anlagen
Überwachung der Einhaltung der jeweils gültigen Haus- und Nutzungsordnung ggf. durch von der Eigentümergemeinschaft beauftragte Dritte (z.B. Hausmeister oder Bewachungspersonal) und Abmahnung bei Verstößen
Information des Verwaltungsbeirates über wichtige Vorgänge
Mündliche oder schriftliche Auskunftserteilung gegenüber der Eigentümergemeinschaft einschließlich der Gewährung der Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen sowie gegenüber einzelnen Wohnungseigentümer, die hieran ein berechtigtes Interesse haben
Führung des erforderlichen Telefon- und Schriftverkehrs mit den Wohnungseigentümern und Dritten
4. Vorbereitung des Abschlusses von Verträgen und Überwachung ihrer ordnungsmäßigen Durchführung.
Beratung über Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit des Abschlusses von Verträgen
Einholung von Angeboten, bei Personal ggf. Inseration, auf Kosten der Eigentümer-gemeinschaft
Führung von Vertragsverhandlungen
Stichprobenweise Überwachung der ordnungsmäßigen Durchführung der Verträge, ggf. durch Beauftragte der Eigentümergemeinschaft wie z.B. den Hausmeister
Bearbeitung von Versicherungsschäden (soweit diese das gemeinschaftliche Eigentum betreffen), insbesondere deren rechtzeitige Meldung
5. Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen
Geordnete Aufbewahrung sämtlicher Verwaltungsunterlagen, die zur ordnungsmäßigen Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums während des Bestehens der Eigentümergemeinschaft erforderlich sind
Geordnete Aufbewahrung sonstiger Verwaltungsunterlagen solange sie unmittelbare Auswirkungen haben und bis zur vollständigen Abwicklung der jeweiligen Verträge, bzw. in entsprechender Anwendung der steuerlichen Vorschriften. Nach Ablauf der (gesetzlichen) Aufbewahrungspflichten ist der Verwalter berechtigt, die diesbezüglichen Verwaltungsunterlagen zu vernichten, soweit die Wohnungseigentümer nichts anderes beschließen.
6. Abschluß aller zur Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen und zweckmäßigen Verträge
Anstellungsvertrag mit einem Hausmeister und sonstigem Dienstpersonal einschließlich der Erstellung objektbezogener Dienstanweisungen
Versicherungsverträge: Brandversicherung, Leitungswasser- und Sturmversicherung, Haus- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung, Gewässerschadenhaftpflichtversicherung (bei Vorhandensein eines Öltanks)
Wartungsverträge: z.B. für Heizungsanlage, Lüftungsanlage, Fahrstuhl, Gemeinschafts-antenne
Mietverträge über Teile des gemeinschaftlichen Eigentums, z.B. KfZ-Stellplätze, Hausmeisterwohnung
Verträge über die Anschaffung von Gebrauchsgegenständen, die der ordnungsgemäßen Bewirtschaftung des gemeinschaftlichen Eigentums dienen, z.B. Gartengeräte, Hausmeisterwerkzeug
Energielieferungsverträge, z.B. über die Lieferung von Strom, Wasser, Gas, Heizöl
Werkverträge zum ordnungsmäßigen Erfüllen der Verpflichtung zur Instandhaltung und Instandsetzung insbesondere mit Bauhandwerkern, Ingenieuren und Architekten
Verträge mit Kreditinstituten über die Führung von Bankkonten, Verwaltung eines Depots und Anlage von Geldern
Verträge mit einer Heizungsabrechnungsfirma über die Erstellung einer Heizkostenabrechnung
Sonstige zur ordnungsmäßigen Verwaltung erforderliche oder zweckmäßige Verträge
7. Beendigung, insbesondere Kündigung der in Ziff. 6 genannten Verträge
8. Teilnahme am rechtsgeschäftlichen Verkehr als Vertreter der Wohnungseigentümer
Abgabe von Willenserklärungen und Vornahme von Rechtshandlungen, die mit der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zusammenhängen
Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen, soweit sie an alle Wohnungs-eigentümer in dieser Eigenschaft gerichtet sind
Durchführung von Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind
9. Gerichtliche Vertretung der Wohnungseigentümer
Beratung der Eigentümer über Notwendigkeit oder Zweckmäßigkeit der Einleitung gerichtlicher Verfahren
Beauftragung eines Rechtsanwalts mit der Vertretung der Wohnungseigentümer, soweit alle Wohnungseigentümer Kläger oder Beklagte bzw. Antragsteller oder Antragsgegner sind
10. Einrichtung und Führung einer nur das Verwaltungsobjekt betreffenden Buchführung
Datenerfassung und Datenpflege
Führung der erforderlichen personen- und sachbezogenen Konten zur Überwachung der Zahlungsverpflichtungen der Wohnungseigentümer sowie der Einhaltung des Wirtschafts-plans, wobei die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung insoweit anzuwenden sind, als dies zur Erfüllung der Abrechnungs- und Rechnungspflicht erforderlich ist
Geordnete Aufbewahrung der Belege
11. Rechnungswesen
Kaufmännische Rechnungsprüfung
Bewirken der Zahlungen, soweit möglich durch Überweisungen und unter Nutzung der etwa gewährten Skonti
Abrechnung einer etwa vorhandenen Hausmeisterkasse sowie der Erlös aus Waschmünzenverkäufen
Abrechnung der Benutzungsgebühren für Gemeinschaftseinrichtungen
Abrechnung der Mieten aus der Vermietung von Teilen des gemeinschaftlichen Eigentums
12. Wirtschaftsplan und Einziehung von Hausgeldern
Aufstellung eines Wirtschaftsplans, bestehend aus Gesamtwirtschaftsplan und Einzel-wirtschaftsplan je Wohnungs- und Teileigentum für jedes Wirtschaftsjahr bis spätestens 6 Monate nach Beginn des betreffenden Wirtschaftsjahres
Berechnung, Abruf und Einziehung des Hausgeldes auf Grundlage des von den Wohnungseigentümern beschlossenen Wirtschaftsplanes
Buchungsmäßige Verarbeitung von Veränderungen der Hausgeldzahlungspflicht aufgrund beschlossener Wirtschaftspläne
13. Rechnungslegung und Jahresabrechnung
Erstellung der Jahresabrechnung, bestehend aus einer Gesamtabrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben und einer Aufteilung des Abrechnungsergebnisses auf jedes Wohnungs- und Teileigentum (Einzelabrechnung), und zwar – soweit die Anlage zentral beheizt und/oder mit Warmwasser versorgt wird – unter Einbeziehung der Heizkostenabrechnung, die von einer mit der Ablesung und Abrechnung auf Kosten der Eigentümergemeinschaft zu beauftragenden Wärmedienstfirma zu erstellen ist, bis spätestens 6 Monate nach Ende des Wirtschaftsjahres
Mit der Jahresabrechnung wird ein Vermögensstatus unter Angabe der Entwicklung der Konten der Eigentümergemeinschaft sowie der Forderungen und Verbindlichkeiten der Eigentümergemeinschaft vorgelegt
Anforderung und Einziehung der sich aus der beschlossenen Abrechnung ergebenden Fehlbeträge sowie Auszahlung der sich aus der beschlossenen Abrechnung ergebenden Guthaben
Buchungsmäßige Verarbeitung der Ergebnisse der beschlossenen Abrechnung
Teilnahme an der Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat
Gewährung der Einsichtnahme in die der Jahresabrechnung zugrundeliegenden Unterlagen, Rechnungen und Belege
14. Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder
Eröffnung und Führung eines Girokontos für Hausgelder und eines Anlagekontos für Instandhaltungsrückstellung bei einem oder mehreren Kreditinstituten, die der Verwalter bestimmt. Beide Konten sind als offene Fremdkonten zu führen, deren Inhaber sämtliche Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft sind. Beide Konten sind getrennt vom Vermögen des Verwalters und vom Vermögen Dritter zu führen
Überweisung der Instandhaltungsrückstellung spätestens zum Ende des Wirtschaftsjahres, wobei der Verwalter berechtigt ist, die Mittel er Instandhaltungsrückstellung zur Abdeckung kurzfristiger Liquiditätsengpässe der Gemeinschaft in Anspruch zu nehmen
II. Technische Verwaltung
1. Durchführung der für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung sowie in sonstigen dringenden Fällen der zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen
Überwachung des baulichen und technischen Zustands des gemeinschaftlichen Eigentums durch periodische und aperiodische Begehungen, erforderlichenfalls unter Beiziehung von Sonderfachleuten auf Kosten er Eigentümergemeinschaft, über die – mit Ausnahme von dringenden Fällen – ein Beschluß der Wohnungseigentümer herbeizuführen ist
Beratung der Eigentümergemeinschaft über die Notwendigkeit der Vornahme von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten einschließlich der Klärung der Zuständigkeit ( Sonder- oder Gemeinschaftseigentum). Und der Beratung über Rückgriffsmöglichkeiten (z.B. Versicherung, Bauträger, Handwerker)
Einholung von Kostenvoranschlägen und Angeboten
Führen der Vertragsverhandlungen und Vergabe der Aufträge, in der Regel in schriftlicher Form
Überwachung der Arbeiten, insbesondere der Ausführungszeiten
Technische Rechnungsprüfung
Abnahme der Arbeiten
Rüge festgestellter Mängel
Veranlassung von sofortigen Maßnahmen in dringenden Fällen, z.B. Rohrbruch, Brand- oder Sturmschäden
Meldung von Schäden am Gemeinschaftseigentum an die Versicherung
Organisation und Überwachung der Personen, die mit der Erfüllung von Verkehrssicherungspflichten beauftragt sind
2. Sonstige technische Verwaltungsleistungen
Bestellung von Schlüsseln und Schließzylindern aus der gesicherten Schließanlage für Räume des gemeinschaftlichen Eigentums
Veranlassung der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) wie z.B. für Heizungsanlagen, Aufzüge, Blitzschutzanlagen, Lüftungsanlagen und Brandschutzeinrichtungen.
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