I. Kaufmännische Verwaltung

1. Beratung und Betreuung

• Ich stehe dem Eigentümer zur Beantwortung aller mit der Verwaltung des Objektes im Zusammenhang stehenden Fragen jederzeit gern zur Verfügung

2. Einrichtung und Führung einer nur das Verwaltungsobjekt betreffenden Buchführung

• Datenerfassung und Datenpflege
• Führung der erforderlichen personen- und sachbezogenen Konten zur Überwachung der Zahlungsverpflichtungen der Mieter
• Geordnete Aufbewahrung der Belege

3. Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen

• Geordnete Aufbewahrung sonstiger Verwaltungsunterlagen solange sie unmittelbare Auswirkungen haben und bis zur vollständigen Abwicklung der jeweiligen Verträge, bzw. in entsprechender Anwendung der steuerlichen Vorschriften.           Nach Ablauf der (gesetzlichen) Aufbewahrungspflichten ist der Verwalter berechtigt, die diesbezüglichen Verwaltungsunterlagen zu vernichten, soweit der Eigentümer nichts anderes beschließt

4. Rechnungswesen

• Kaufmännische Rechnungsprüfung
• Bewirken der Zahlungen aller das Verwaltungsobjekt betreffender Kosten, soweit möglich durch Überweisungen und unter Nutzung der etwa gewährten Skonti
• Kontrolle des Eingangs der Miet- und Nebenkostenvorauszahlungen, unverzügliche Abmahnung und Betreibung etwaiger Zahlungsrückstände sowie Zwangsvollstreckung aus vorliegenden Titeln
• Abrechnung einer etwa vorhandenen Hausmeisterkasse

5. Abrechnung der Betriebskosten

• Jährliche Abrechnung (inkl. USt.) aller vereinbarten umlagefähigen Kosten bis spätestens   6 Monate nach Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode
• Anforderung und Einziehung der sich aus der Abrechnung ergebenden Fehlbeträge sowie Auszahlung der sich aus der Abrechnung ergebenden Guthaben
• Durchsetzung etwaiger sich ergebener Ansprüche gegen Mieter
• Jährliche Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungen
• Buchungsmäßige Verarbeitung der Ergebnisse der Abrechnung

6. Abrechnung für den Eigentümer

• Erstellung einer monatlichen / jährlichen Abrechnung (inkl. USt.) für das jeweilige Verwaltungsobjekt, welche alle Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung des Objektes enthält

7. Mieterhöhungen

• Berechnung von Mieterhöhungen gemäß den jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen sowie deren Durchsetzung

8. Mietkautionen

• Anlegen von Mietkautionen auf Sparkonten des Auftraggebers, ggf. Aufbewahrung von Bankbürgschaften

9. Vorbereitung des Abschlusses und der Kündigung von Verträgen und Überwachung
   ihrer ordnungsmäßigen Durchführung.

• Beratung über Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit des Abschlusses von Verträgen
• Einholung von Angeboten, bei Personal ggf. Inseration, auf Kosten des Eigentümers
• Führung von Vertragsverhandlungen
• Anstellungsvertrag mit einem Hausmeister und sonstigem Dienstpersonal einschließlich der Erstellung objektbezogener Dienstanweisungen
• Wartungsverträge: z.B. für Heizungsanlage, Lüftungsanlage, Fahrstuhl
• Verträge über die Anschaffung von Gebrauchsgegenständen, die der Bewirtschaftung des Objektes dienen, z.B. Gartengeräte, Hausmeisterwerkzeug
• Energielieferungsverträge, z.B. über die Lieferung von Strom, Wasser, Gas, Heizöl
• Werkverträge zur Instandhaltung und Instandsetzung des Objektes insbesondere mit Bauhandwerkern, Ingenieuren und Architekten
• Verträge mit Kreditinstituten über die Führung von Bankkonten, Verwaltung eines Depots und Anlage von Geldern
• Verträge mit einer Heizungsabrechnungsfirma über die Erstellung einer Heizkostenabrechnung
• Versicherungsverträge: Brandversicherung, Leitungswasser- und Sturmversicherung, Haus- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung, Gewässerschadenhaftpflichtversicherung (bei Vorhandensein eines Öltanks)
• Sonstige zur Verwaltung des Objektes erforderliche oder zweckmäßige Verträge
• Stichprobenweise Überwachung der ordnungsmäßigen Durchführung der Verträge, ggf. durch Beauftragte wie z.B. den Hausmeister

10. Schriftverkehr

• Sämtlichen Schriftverkehr mit Vertragspartnern erhält der Auftraggeber in Kopie

II. Technische Verwaltung

1. Abnahme und Übergabe von Mieteinheiten

• Kündigung bestehender Mietverträge und ggf. Herbeiführung der Räumung der jeweiligen Mieteinheit in Absprache mit dem Auftraggeber und Einschaltung eines Rechtsanwaltes
• Abnahme und Übergabe von Mieteinheiten bei Fertigstellung und Mieterwechsel, gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit einem Gutachter
• Überwachung der Ausführung von nötigen Instandsetzungsarbeiten und Schönheitsreparaturen bei Auszug eines Mieters
• Neuvermietung (Beginn bei Kündigung des Altmieters)

2. Durchführung der für die Instandhaltung erforderlichen Maßnahmen

• Überwachung des baulichen und technischen Zustands des Objektes durch periodische und aperiodische Begehungen, erforderlichenfalls unter Beiziehung von Sonderfachleuten (in Absprache mit dem Eigentümer)
• Beratung des Eigentümers über die Notwendigkeit der Vornahme von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten und der Beratung über Rückgriffsmöglichkeiten (z.B. Versicherung, Bauträger, Handwerker)
• Einholung von Kostenvoranschlägen und Angeboten
• Führen der Vertragsverhandlungen und Vergabe der Aufträge, in der Regel in schriftlicher Form
• Überwachung der Arbeiten, insbesondere der Ausführungszeiten
• Technische Rechnungsprüfung
• Abnahme der Arbeiten
• Rüge festgestellter Mängel
• Veranlassung von sofortigen Maßnahmen in dringenden Fällen, z.B. Rohrbruch, Brand- oder Sturmschäden
• Meldung von Schäden an die Versicherung
• Organisation und Überwachung der Personen, die mit der Erfüllung von Verkehrssicherungspflichten beauftragt sind

3. Modernisierung

• Beratung des Eigentümers und Lösung aller Vermieter- und Mieterbelange bei anstehenden Modernisierungs- und Sanierungsmaßnahmen

4. Sonstige technische Verwaltungsleistungen

• Bestellung von Schlüsseln und Schließzylindern aus gesicherten Schließanlagen
• Veranlassung der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein(TÜV) wie z.B. für Heizungsanlagen, Aufzüge, Blitzschutzanlagen, Lüftungsanlagen und Brandschutzeinrichtungen

Die Aufgabe der Gewerbeverwaltung besteht in der optimale Nutzung der vorhandenen Ressourcen, da im gewerblichen Bereich der Vermieter als Investor noch wesentlich stärker als im Bereich Wohnungsvermietung sein Hauptaugenmerk auf die Rendite des Objektes richtet (richten muß).

 

Die Kosten der Verwaltung sind abhängig von der Größe des zu verwaltenden Objektes und von den damit zu erzielenden Miet- oder Pachterträgen. Da hiervon sowohl der Aufwand als auch das Risiko des Engagements abhängen, berechne ich die Verwaltungskosten üblicherweise nach der Höhe der Bruttomieten.

 

Ein guter Verwalter spielt das, was er seinen Auftraggeber kostet, durch kontinuierliche Betreuung der Immobilie und der Mieter stets wieder ein.

 

Ich würde mich freuen, wenn Ihnen dieser Leistungskatalog als Einstieg dient, ein persönliches Gespräch mit mir zu suchen.